Za razbijanje informacij na manjše koščke lahko uporabite Excel. Iskanje podatkov, ki jih potrebujete, in manipulacija z njimi je pomemben cilj mnogih uporabnikov Excela.
Če imate polno ime osebe, se boste morda morali osredotočiti le na njeno ime ali priimek. Če na primer pošiljate prijazno avtomatizirano e-pošto svojim strankam, morate uporabiti njihova imena, da ne zvenijo neosebno. Če pregledujete seznam anketirancev, je morda pomembno, da uporabite samo njihove priimke ali skrijete njihove priimke, da ohranite anonimnost.
Excel poenostavi ta postopek in obstaja veliko različnih pristopov, ki jih lahko uporabite. Tukaj je vadnica, ki vam bo pomagala ustvariti ločena stolpca z imenom in priimkom z uporabo formul. Obravnavamo tudi vprašanje srednjih imen.
Excelove formule za razdelitev imen na dele
kje začeti?
Ločevanje imen
To je generična formula:
=LEVO(celica, NAJDI(” “,celica,1)-1)
Če ga želite izvesti, zamenjajte celica s kazalcem na celico, ki vsebuje prvo polno ime, ki ga želite razdeliti. V tem primeru želite izbrati B2 in vnesti formulo:
=LEVO(A2,NAJDI(” “,A2,1)-1)
Vendar je pomembno omeniti, da na nekaterih napravah ta formula uporablja podpičje namesto vejice. Torej, če vam zgornja formula ne deluje, boste morda morali namesto tega uporabiti naslednjo različico:
=LEVO(celica;NAJDI(” “;celica;1)-1)
V primeru bi uporabili:
=LEVO(A2;NAJDI(” “;A2;1)-1)
Zdaj lahko preprosto povlečete ročico za polnjenje navzdol do konca stolpca Ime.
Funkcija LEFT vam omogoča, da ločite niz, začenši z levega konca besedila. Del FIND te formule najde prvi presledek v polnem imenu, tako da dobite del vašega polnega imena, ki je pred praznim presledkom.
Tako ostanejo imena z vezajem skupaj, prav tako pa tudi imena, ki vsebujejo posebne znake. Toda vaš stolpec s polnim imenom ne bo vseboval srednjih imen ali srednjih začetnic.
Vejica ali podpičje?
Zakaj formula ni enaka za vse?
Za mnoge uporabnike Excela Excelove funkcije uporabljajo vejice za ločevanje vhodnih podatkov. Toda na nekaterih napravah so regionalne nastavitve drugačne.
Če želite ugotoviti, kateri simbol uporablja vaš Excel, preprosto začnite vnašati formulo. Ko začnete vnesite =LEVO(, boste videli lebdeče besedilo, ki bo predlagalo pravo oblikovanje.
Ločevanje priimkov
Pri ločevanju priimkov uporabite enak pristop. Tokrat bi morali uporabiti PRAVO formulo, ki loči nize, ki se začnejo z desne strani.
Formula, ki jo potrebujete, je:
=DESNO(celica, LEN(celica) – ISKANJE(“#”, NADOMESTNIK(celica,” “, “#”, LEN(celica) – LEN(NADOMEST(celica, ” “, “”)))))
V zgornjem primeru bi v celici C2 uporabili naslednjo formulo:
=DESNO(A2, LEN(A2) – ISKANJE(“#”, NADOMESTNIK(A2,” “, “#”, LEN(A2) – LEN(NADOMEST(A2, ” “, “”)))))
Ponovno boste morda morali preklopiti z vejice na podpičje, kar pomeni, da boste morda morali uporabiti:
=DESNO(A2; LEN(A2) – ISKANJE(“#”; NADOMESTNIK(A2;” “; “#”; LEN(A2) – LEN(NADOMEST(A2; ” “; “”)))))
Priimki s vezajem in priimki s posebnimi znaki ostanejo nedotaknjeni.
Zakaj je ta formula bolj zapletena od formule za imena? Težje je ločiti vmesna imena in srednje začetnice od priimkov.
Če želite, da so vmesna imena in začetnice navedeni s priimki, lahko uporabite formulo:
=DESNO(celica, LEN(celica) – ISKANJE(” “, celica))
ali:
=DESNO(A2, LEN(A2) – ISKANJE(” “, A2))
ali:
=DESNO(A2; LEN(A2) – ISKANJE(” “; A2))
Kaj pa, če želite ločiti vmesna imena? To je manj pogosto, vendar je lahko koristno vedeti.
Ločevanje srednjih imen
Formula za vmesna imena je naslednja:
=MID(celica, ISKANJE(” “, celica) + 1, ISKANJE(” “, celica, ISKANJE(” “, celica)+1) – ISKANJE(” “, celica)-1)
V zgornjem primeru dobite:
=MID(A2, ISKANJE(” “, A2) + 1, ISKANJE(” “, A2, ISKANJE(” “, A2)+1) – ISKANJE(” “, A2)-1)
Če vaš Excel uporablja podpičje, je formula:
=MID(A2; ISKANJE(” “; A2) + 1; ISKANJE(” “; A2; ISKANJE(” “; A2)+1) – ISKANJE(” “; A2)-1)
Ko vnesete formulo, povlecite ročico za polnjenje navzdol. Tukaj je stolpec srednjega imena, dodan zgornjemu primeru:
Če polno ime ne vsebuje srednjega imena ali začetnice, dobite ničelne vrednosti v tem stolpcu, ki je lahko prikazan kot #VREDNOST!. Če želite namesto #VALUE! dobiti prazne celice, lahko uporabite funkcijo IFERROR.
Nato vaša formula postane:
=ČE NAPAKA(SREDINA(celica, ISKANJE(” “, celica) + 1, ISKANJE(” “, celica, ISKANJE(” “, celica)+1) – ISKANJE(” “, celica)-1),0)
ali:
=ČE NAPAKA(MID(A2, ISKANJE(” “, A2) + 1, ISKANJE(” “, A2, ISKANJE(” “, A2)+1) – ISKANJE(” “, A2)-1),0)
ali:
=ČE NAPAKA(MID(A2; ISKANJE(” “; A2) + 1; ISKANJE(” “; A2; ISKANJE(” “; A2)+1) – ISKANJE(” “; A2)-1);0)
En pristop k ločevanju več srednjih imen
Kaj se zgodi, če ima nekdo na vašem seznamu več srednjih imen? Z uporabo zgornje formule bo pridobljeno samo njihovo srednje ime.
Če želite rešiti to težavo, lahko poskusite drugačen pristop k ločevanju srednjih imen. Če imate ustvarjena stolpca z imenom in priimkom, ju lahko preprosto odrežete. Vse, kar ostane, bo štelo kot srednje ime.
Ta formula je:
=TRIM(MID(celica1,LEN(celica2)+1,LEN(celica1)-LEN(celica2&celica3)))
Tukaj se celica1 nanaša na kazalec celice pod stolpcem Polno ime, celica2 se nanaša na kazalec na celico pod stolpcem Ime, medtem ko se celica3 nanaša na kazalec na celico pod stolpcem Priimek. V zgornjem primeru dobimo:
=OBREZ (SREDINA(A2,LEN(B2)+1,LEN(A2)-LEN(B2&D2))))
ali:
= TRIM(MID(A2;LEN(B2)+1;LEN(A2)-LEN(B2&D2))))
Če se odločite za to formulo, vam ne bo treba skrbeti za ničelne vrednosti.
Hitri povzetek
Tu so formule, ki jih lahko uporabite za razdelitev polnih imen na dele:
Imena: =LEVO(celica, NAJDI(” “,celica,1)-1)
priimki: =DESNO(celica, LEN(celica) – ISKANJE(“#”, NADOMESTNIK(celica,” “, “#”, LEN(celica) – LEN(NADOMEST(celica, ” “, “”)))))
Srednja imena: =ČE NAPAKA(SREDINA(celica, ISKANJE(” “, celica) + 1, ISKANJE(” “, celica, ISKANJE(” “, celica)+1) – ISKANJE(” “, celica)-1),0)
Alternativna formula za vmesna imena: =TRIM(MID(celica1,LEN(celica2)+1,LEN(celica1)-LEN(celica2&celica3)))
Ločevanje imen in priimkov brez uporabe formul
Če ne želite vtipkati množice formul, ki bi se lahko napačno vnesle, izkoristite Excelov vgrajeni čarovnik za pretvarjanje besedila v stolpce.
- Prepričajte se, da Podatki iz menija na vrhu izberete zavihek in označite stolpec, ki ga želite pretvoriti.
- Nato kliknite na Besedilo v stolpce.
- Nato se prepričajte Ločeno je izbran in kliknite Naslednji
. - Zdaj izberite Vesolje iz možnosti in kliknite Naslednji.
- Nato spremenite Destinacija do "2 B$« in kliknite Končaj.
Končni rezultat bi moral izgledati takole. 
.
Končni rezultat bi moral izgledati takole. 
Zadnja beseda
Obstaja veliko drugih načinov za rešitev te težave v Excelu. Če nobena od razpoložljivih možnosti ne naredi tistega, kar potrebujete, naredite še nekaj raziskav.
Uporaba formul je razmeroma preprosta in ni odvisna od različice Excela, ki jo uporabljate. Toda na žalost lahko še vedno naletite na napake.
Na primer, če se polno ime osebe začne z priimkom, se bo napačno razdelilo. Formule bodo imele težave tudi s priimki, ki vsebujejo predpone ali pripone, na primer le Carré ali van Gogh. Če se ime nekoga konča z Jr., bo to navedeno kot njegov priimek.
Vendar pa obstajajo spremembe, ki jih lahko dodate, da odpravite te težave, ko se pojavijo. Delo s formulami vam daje fleksibilnost, ki jo potrebujete za spopadanje s temi zapletenostmi.