Za izboljšanje učinkovitosti svoje ekipe lahko naredite veliko stvari, ena izmed njih je tudi uporaba središča za sodelovanje, kot je Microsoft Teams. Je odlično komunikacijsko orodje, ki ga lahko uporabite za klepetanje, skupno rabo datotek ter avdio in video sestanke s svojo ekipo.
Če šele začenjate uporabljati Teams, morda niste prepričani, kako načrtovati sestanek. To lahko storite na več načinov, vaše možnosti pa bodo odvisne od različice Microsoft Teams, ki jo uporabljate. V tem članku vam bomo dali vse podrobnosti, ki jih morate vedeti.
Načrtovanje sestanka v Microsoft Teams
Vaš račun Microsoft Teams je povezan z vsemi izdelki skupine Microsoft 365, kot so SharePoint, Outlook, Yammer itd. Koledar, ki ga uporabljate v Teams, je neposredno povezan s koledarjem Microsoft Exchange.
Outlook uporablja tudi koledar Exchange. To pomeni, da ko načrtujete sestanek prek Outlooka, se bo ta samodejno prikazal v Teams in obratno. Tako lahko načrtujete sestanek v Microsoft Teams:
- V klepetu Teams kliknite na Načrtujte sestanek ikona (pod poljem za novo sporočilo.)
- Nato izberite Koledar, ki je na levi stranski plošči, in kliknite na Novo srečanje.
- Pojavilo se bo pojavno okno. Izberete lahko uro in datum sestanka.
- Ko končate z načrtovanjem, kliknite Shrani. Po tem se bo pojavno okno zaprlo in s Outlookom lahko pošljete vabila na sestanek.
Pomočnik za načrtovanje
V pojavnem oknu lahko uporabite tudi funkcijo Pomočnik za načrtovanje. Ta funkcija vam bo pomagala najti pravi čas za vse člane vaše ekipe, vključno z vami.
Ko izberete to možnost, boste lahko videli, kdaj so udeleženci srečanja prosti in kdaj so zaposleni. Temno modra predstavlja časovne intervale, ko niso na voljo. Svetlo modri termini so razpoložljivi časi, sivi pa prosti delovni čas udeleženca.
Povabite ljudi izven vaše ekipe
Ena od odličnih stvari pri Microsoft Teams je, da lahko povabite osebe zunaj vaše organizacije, da se pridružijo sestanku.
Niti jim ni treba imeti licence za Microsoft Teams. Vse, kar potrebujete, je njihovo ime in e-poštni naslov, vabilo pa lahko pošljete. Tukaj je tisto, kar morate storiti:
- Odprite Dodajte zahtevane udeležence možnost v pojavnem obrazcu Novo srečanje.
- Kliknite na Neobvezno.
- Vnesite e-poštni naslov osebe.
- Kliknite na Povabi, bo e-poštno povabilo kmalu prispelo v njihov nabiralnik.
Prav tako lahko načrtujete sestanek, ki bo potekal znotraj določenega kanala Teams. Na Novo srečanje obrazec, izberite Dodaj kanal. Ko ga nastavite in pošljete vabila, ne morete spremeniti kanala.
Če morate narediti spremembo, boste morali ustvariti nova povabila. Če se bo sestanek odvijal na kanalu, se bo lahko sestanku pridružil vsak, ki je del te ekipe, tudi če ni prejel povabila.
Brezplačna izdaja Microsoft Teams
Če uporabljate brezplačno izdajo Teams, se morda sprašujete, kje je možnost razporejanja v vaši aplikaciji. No, na žalost v brezplačni različici Microsoft Teams ne morete načrtovati sestanka.
Vendar to ne pomeni, da se sploh ne morete sestati. Aplikacija ima Spoznajte se zdaj možnost, ko morate hitro zbrati ekipo.
Vse kar morate storiti je, da kliknete ikono kamere poleg Spoznajte se zdaj in nato izberite vsa imena ljudi, ki se bodo udeležili sestanka. Ta funkcija je na voljo tudi za račune Teams, ki temeljijo na naročnini.
Več o sestankih skupine Microsoft
Na enem srečanju Teams lahko imate do 250 ljudi. Vendar ne morete videti vseh udeležencev hkrati. Pred nedavnimi posodobitvami ste lahko v klicu videli le do štiri aktivne udeležence. Zdaj imate lahko na zaslonu devet udeležencev hkrati. Toda nova posodobitev je prinesla nekaj drugih razburljivih novosti.
Udeleženci srečanja Microsoft Teams imajo zdaj boljšo kakovost zvoka in ozadja po meri za sestanke. Videoposnetek lahko tudi pripnete, če je treba več pozornosti osredotočiti na določenega udeleženca sestanka. Druge funkcije, povezane s sestankom, vključujejo virtualni lobi, skupno rabo zaslona in interaktivno odpravljanje težav.
Zbližajte svojo(e) ekipo(e).
Obstaja veliko načinov, kako lahko svoje delovno mesto povečate z uporabo Microsoft Teams. Večinoma je to aplikacija, ki temelji na klepetu in za skupno rabo datotek. Je pa tudi fantastično orodje, ko morate imeti video konferenco s svojo ekipo.
Če načrtujete sestanek s pomočnikom za načrtovanje, je logistika iskanja pravega časa veliko bolj udobna. In če nekdo ni del vaše organizacije ali ekipe, se lahko še vedno pridruži. Samo pošljite jim povabilo po e-pošti.
Ste se že kdaj udeležili srečanja Microsoft Teams? Ali načrtovano? Sporočite nam v spodnjem razdelku za komentarje.