Če so se transakcije na vašem računu QuickBooks nabrale, ste jih morda poskušali izbrisati. Samo da odkrijete, da ni tako enostavno, kot ste sprva mislili.
Da bi bile zadeve bolj zapletene, brisanje transakcij v velikem obsegu ni na voljo v QuickBooks Online. Ampak ni razloga za skrb. Ta članek vam želi pomagati, da se relativno enostavno znebite presežnih podatkov.
Poleg tega boste dobili nekaj dodatnih nasvetov o upravljanju transakcij s QuickBooks.
Preden začnete
Če želite izbrisati nekaj transakcij naenkrat, uporabite orodje za paketno brisanje/razveljavitev transakcij.
To orodje/možnost je priloženo QuickBooks Desktop Accountant 2017. Enako velja za Enterprise in Enterprise Accountant 17.0 ali novejši.
Morate biti prijavljeni kot zunanji računovodja ali skrbnik. Več valut ni podprto pri brisanju več transakcij.
Poleg tega obstajajo nekatere transakcije, ki jih sploh ne morete množično izbrisati.
- Plače
- Računi, ki vsebujejo povračilo (stavki, kilometrine ali časi)
- Transakcije v zaprtem obdobju
- Preverjanje obveznosti na plačilni listi
- Spletna plačila računov
- Računi z zaračunanimi stroški in časom
- Plačila prometnega davka
Množično brisanje transakcij – vodnik po korakih
Korak 1
Zaženite QuickBooks, se pomaknite do datoteke in kliknite »Preklopi na enouporabniški način«. Včasih obstaja tudi možnost »Preklopi na večuporabniški način«, ne klikajte je. V nasprotnem primeru ne boste mogli nadaljevati z nadaljnjimi dejanji.
2. korak
Nato se pomaknite do Računovodja in kliknite »Paketno brisanje/razveljavitev transakcij«. Izberite transakcije, ki se jih želite znebiti. To lahko storite s seznama razpoložljivih transakcij.
3. korak
Kliknite »Pregled in razveljavi«, da nadaljujete z nadaljnjimi dejanji. Ta možnost je na voljo tudi kot »Pregled in brisanje«. Kakorkoli že, dela isto.
4. korak
Zdaj kliknite enega od dveh gumbov – »Varnostno kopiraj in izniči« ali »Varnostno kopiraj in izbriši«. To dejanje ni obvezno in v spustnem meniju lahko izberete »Samo razveljavi« ali »Samo izbriši«.
Če želite razkriti meni, kliknite puščico navzdol poleg prej omenjenih gumbov. Da ne bo več, morate samo potrditi s klikom na Da.
Profesionalni nasvet:
Če morate voditi evidenco o izbrisanih ali razveljavljenih transakcijah, vam QuickBooks ponuja možnost, da jih natisnete.
Izberite »Ogled poročila o izbrisanih/razveljavljenih transakcijah« in pritisnite Ctrl/Cmd + P, da ga natisnete. Lahko se odpravite tudi po dolgi poti in v meniju Datoteka izberete Natisni.
Alternativna metoda
Ta metoda se uporablja za množično brisanje transakcij bančnih virov. Tukaj je tisto, kar morate storiti:
Korak 1
Izberite meni Bančništvo in izberite svoj račun. Nato se pomaknite do možnosti »Za pregled« in izberite transakcije, ki jih želite odstraniti.
2. korak
Pritisnite gumb »Paketna dejanja« in izberite »Izključi izbrano«. Zdaj lahko greste v razdelek Izključeno in še enkrat izberete dane transakcije.
Ponovno izberite gumb »Paketna dejanja« in v meniju izberite »Izbriši«.
Opomba:
Tisti, ki želijo odstraniti grafikon s transakcijami na računih, jih morajo še vedno izbrisati enega za drugim. Vendar se je pojavilo nekaj govoric, da bo QuickBooks v prihodnosti vključeval možnost množičnega brisanja za to.
Brisanje transakcij ena za drugo
Ta metoda je nekoliko lažja. Potem spet velja za QuickBooks Desktop in vpisati se morate s skrbniškimi pravicami.
Korak 1
Odprite QuickBooks, se pomaknite do glavnega menija in izberite Seznami. Nato kliknite »Kontni načrt« - prikaže se pod spustnim menijem.
2. korak
Pojdite na račun, ki vsebuje transakcije, ki jih želite izbrisati, in pritisnite Odpri. Prebrskajte vse transakcije in poiščite tisto, ki jo želite odstraniti. Upoštevajte, da so transakcije prikazane v vrstnem redu, ki ga izberete, in to lahko spremenite.
3. korak
Ko ste pri transakciji, ki jo želite opustiti, v glavnem meniju izberite Uredi in kliknite Izbriši. Prikaže se potrditveno okno in za potrditev pritisnete V redu.
Napredne možnosti filtriranja
Če vse svoje transakcije izvajate prek QuickBooks, lahko možnosti filtriranja znatno pospešijo odstranjevanje presežnih.
Prvič, QuickBooks vam omogoča, da uporabite filtre glede na vrsto transakcije. In najboljša stvar je, da jih nato razveljavite ali izbrišete v skladu s filtrom. Pojdite na možnost Vrsta transakcije, kliknite na spustni meni poleg nje, nato kliknite na določeno vrsto transakcije.
Ti vključujejo naslednje:
- Dobropisi za račune
- Čeki plačila računov
- Čeki za vračilo kupnine
- Vračila računov
- Finančni stroški
Poleg tega lahko filtrirate transakcije po datumu. Znotraj razpoložljive transakcije pojdite na »Pokaži transakcije po« in kliknite spustni meni poleg nje.
Tam lahko izberete »Datum zadnje spremembe«, »Vnesite datum« in »Datum transakcije«. Poleg tega vam QuickBooks ponuja možnost, da skrijete ali prikažete razveljavljene ali povezane transakcije.
Če želite skriti ali prikazati katero koli od njih, kliknite polje pred ustrezno možnostjo. Nahajajo se poleg spustnega menija Vrsta transakcije.
Naj bodo vaše knjige neokrnjeno čiste
Trenutno je brisanje transakcij QuickBooks v velikem obsegu verjetno več dela, kot ste pričakovali. Predvsem zaradi varnosti ali določenih predpisov, ki oblikujejo storitev.
Kakšno je vaše mnenje o tem? Zakaj menite, da je QuickBooks otežil brisanje več transakcij? Delite svoje misli s preostalo skupnostjo TJ v spodnjem razdelku za komentarje.