Če uporabljate Google Preglednice za podjetje ali organizacijo, je ključnega pomena zaklepanje ali drugačna zaščita sredstev. Nenamerno spreminjanje ali brisanje, zlonamerne spremembe ali splošne napake ali napake lahko povzročijo, da izgubite svoje delo in čeprav Google hrani njegovo varnostno kopijo, je to še vedno izgubljen čas. Če želite omejiti urejanje za določene celice ali zaščititi druge vidike Google Preglednic, je ta vadnica za vas.
Google Preglednice so enakovredne Excelu in ponujajo nekaj osnovnih, a še vedno zmogljivih orodij za preglednice v oblaku. Veliko uporabljam Google Preglednice in Dokumente. Čeprav ni kaj videti, vsebujejo vsa bistvena orodja, potrebna za produktivnost. Morda niso tako poglobljeni kot Office ali zmožni toliko funkcij, vendar če niste računovodja ali vodja projekta, tako ali tako ne boste uporabljali polovice orodij, ki so priložena Officeu.
Obstaja nekaj načinov za zaščito svojega dela v Google Preglednicah. Pokazal vam jih bom nekaj.
Zakleni celice v Google Preglednicah
Če želite omejiti urejanje za določene celice v Google Preglednicah, jih zaklenete. Tako lahko samo vi ali nekdo, ki ga dodate na odobreni seznam, spreminjate te celice. Vse osebe z dovoljenjem za ogled in ogled, vendar ne spreminjanje. To je praktičen način za nadzor, kdo kaj počne z vašimi dokumenti.
Obstajata dva glavna načina za to. Izberete lahko celice in jih zaklenete ali izberete celoten list in dodate izjeme. Tukaj vam bom pokazal prvo metodo in metodo izjem v minuti.
- Odprite svoj list in izberite obseg celic, ki jih želite zakleniti.
- Izberite Podatki in Zaščiteni listi in obsegi. Na desni strani se prikaže menijska vrstica.
- Dajte ključavnici smiselno ime in izberite Nastavi dovoljenja.
- Izberite Omeji, kdo lahko ureja ta obseg, in ga nastavite na Samo vi ali dodajte druge iz možnosti Po meri.
- Ko končate, izberite Končano.
Dodate lahko druge osebe z njihovim naslovom Gmail ali izberete s seznama, odvisno od tega, kako ste nastavili Google Preglednice. Ko končate, bodo celice, ki ste jih določili, zaklenjene za vse, razen za tiste, ki jim daste dovoljenje. Ključavnica je nevidna, dokler je ne poskuša spremeniti nekdo, ki ni na seznamu.
Če ne želite popolnoma zakleniti celic, lahko namesto tega prikažete opozorilno sporočilo. To vam omogoča, da opozorite urejevalnika, da so celice, ki jih nameravajo urejati, pomembne in da ste še posebej previdni.
- Odprite svoj list in izberite obseg celic, ki jih želite zakleniti.
- Izberite Podatki in Zaščiteni listi in obsegi. Na desni strani se prikaže menijska vrstica.
- Dajte ključavnici ime in izberite Nastavi dovoljenja.
- Izberite Pokaži opozorilo pri urejanju tega obsega.
- Izberite Končano.
S to nastavitvijo bodo vsi, ki nameravajo urediti zaščiteno celico, videli pojavno opozorilo, ki jim pravi: »Pozor! Poskušate urediti del tega lista, ki ga ne bi smeli po naključju spremeniti. Vseeno urediti?’ Obstaja tudi poseben gumb V redu, s katerim se prepričate, da urejevalnik resnično želi spremeniti celico. To je uporabno, če opomnite tiste, ki jim zaupate, da uredijo vaš list, da te celice potrebujejo dodatno skrb.
Zaklenite celotno Google Preglednico
Če zaklepanje celic ne zadošča, lahko zaklenete celotno Google Preglednico, da jo lahko berejo samo vsi, razen odobrenih uporabnikov. Sledi podobnemu postopku kot zgoraj, vendar naredi celoten list nedotakljiv in ne določene celice. Če predstavljate ali delite svoj List in ne želite, da se z njim zapletajo, ga tako zaščitite.
- Odprite list, ki ga želite zakleniti.
- Izberite Podatki in Zaščiteni listi in obsegi. Na desni strani se prikaže menijska vrstica.
- Izberite preklop List namesto Obseg.
- Izberite določen list, če jih je več.
- Izberite Nastavi dovoljenja in dodajte uporabnike, ki lahko urejajo.
- Izberite Končano.
Glede zaklepanja ali opozorila lahko uporabite enako ureditev kot zaklepanje celice. Uporablja isto nastavitev kot zgoraj, tako da vas ne bom dolgočasil s ponavljanjem.
Dodajanje izjem celic na zaklenjen list
Zgoraj sem omenil, da obstaja drugi način za zaklepanje celic in to je zaklepanje celotnega lista, vendar dodajanje celic kot izjema. Če imate velik list in samo eno ali nekaj celic za zaklepanje, je to lahko najpreprostejši način za to. Takole:
- Sledite zgornjemu postopku, da zaklenete celotno Google Preglednico, vendar se ustavite pred 6. korakom.
- Izberite Razen določenih celic pod izbirnikom lista.
- Dodajte celice, ki jih želite še naprej urejati, v spodnje polje. Nadaljujte, dokler niso vključene vse celice.
- Izberite Nastavi dovoljenja in nadaljujte od tam.
Posamezne obsege lahko dodate tako, da izberete eno skupino in nato spodaj izberete povezavo Dodaj drug obseg. Ponavljate lahko, kolikor je praktično, da v celoti zavarujete svoj list.
