Gmail ima veliko priročnih možnosti e-pošte. Vendar ena stvar, ki ji navidez manjka, je možnost, ki pretvori e-pošto v PDF (prenosni format dokumenta). Možnost pretvorbe PDF bi bila priročna za shranjevanje varnostnih kopij sporočil, ne da bi jih arhivirali, glede na to, kako hitro je arhiv lahko preveč nered. Kljub temu, tudi če ta možnost ne obstaja, še vedno obstaja nekaj načinov, kako lahko e-pošto Gmail pretvorite v format PDF.
Kopirajte in prilepite vsebino e-pošte
Bližnjice za kopiranje in lepljenje (Control + C oziroma Control + V v računalniku z operacijskim sistemom Windows ter Command + C in Command + V v Macu) vam omogočajo en način za shranjevanje sporočil v format PDF. Kopirate lahko vso besedilno vsebino e-pošte in jo prilepite v dokument urejevalnika besedil. Nato lahko shranite dokument, ki vključuje e-pošto Gmail, in ga pretvorite v prenosni format dokumenta z enim od številnih spletnih orodij za pretvorbo PDF. Ni treba posebej poudarjati, da ta metoda ne deluje samo z e-pošto v Gmailu.
Najprej odprite e-poštno sporočilo v Gmailu in s kazalcem izberite vso njegovo vsebino. Pritisnite bližnjico Ctrl + C, da jo kopirate v odložišče. Odprite Beležnico in pritisnite Ctrl + V, da prilepite besedilo Gmailove e-pošte. To bo odstranilo vse oblikovanje besedila in slike, tako da lahko zdaj jasno kopirate in prilepite e-pošto iz Beležnice v urejevalnik besedil, kot je Word. Nato sporočilo shranite v urejevalnik besedil.
Nato v brskalniku odprite to orodje za pretvorbo Portable Document Format. Kliknite na Izberite datoteke gumb tam, da izberete dokument, v katerega ste kopirali e-poštno sporočilo. Pritisnite na Pretvorba gumb za pretvorbo datoteke v format PDF.
Prilagodite nastavitve tiskanja za Google Chrome
Vendar pa kopiranje in lepljenje sporočil v urejevalnik besedil, kot je opisano zgoraj, ni najboljši način za pretvorbo e-poštnih sporočil Gmaila v prenosno obliko dokumenta. Za začetek, e-pošta izgubi vse svoje oblikovanje in slike. Obstajajo tudi hitrejši načini za shranjevanje e-pošte kot PDF. Okno za predogled tiskanja v brskalniku Google Chrome vam omogoča, da shranite Gmailova sporočila kot dokumente PDF.
Najprej odprite e-pošto v Gmailu v Google Chromu. Tam je Natisnite vse gumb v zgornjem desnem kotu Gmailovih e-poštnih sporočil, na zgornji sliki. Izgleda kot majhen tiskalnik. Kliknite na Natisnite vse gumb za odpiranje okna, prikazanega na spodnjem posnetku.
Okno za predogled tiskanja vključuje a Spremeni se gumb, ki ga lahko izberete za konfiguracijo ciljnega tiskalnika. Pritisnite Spremeni se da odprete seznam ciljev za e-pošto. Tam lahko izberete a Shrani kot PDF cilj, zato izberite Shrani kot PDF in kliknite na Shrani gumb, da izberete mapo, v katero želite shraniti dokument.
Izberete lahko tudi a Shrani v Google Drive možnost, če imate račun za shranjevanje v oblaku Google Drive. Kliknite na Spremeni se znova gumb, da odprete seznam ciljev, nato pa lahko izberete Shrani v Google Drive od tam. Pritisnite Shrani v oknu za predogled tiskanja, da shranite e-pošto v shrambo v oblaku Google Drive. To bo shranilo e-pošto neposredno v Google Drive kot PDF.
Dodajte razširitev Shrani e-poštna sporočila v PDF v Chrome
Lahko pa shranite e-pošto kot datoteke PDF z razširitvijo za Google Chrome. Shranjevanje e-pošte v PDF je razširitev, ki dodaja priročno možnost PDF v Gmail. Pritisnite na Dodaj v Chrome gumb na tej strani, da namestite razširitev. Nato lahko pritisnete novo Shrani v gumb v Gmailu.
Odprite e-poštno sporočilo, da ga shranite kot prenosni format dokumenta. Pritisnite Shrani v in izberite Shrani v PDF. Ko prvič pritisnete ta gumb, boste morali klikniti Ustvari račun in izberite Google Račun. Če pritisnete ta gumb, boste izbrano e-pošto shranili kot PDF v Chromovo privzeto mapo za prenos.
Če želite odpreti datoteke PDF v Chromu, kliknite Prilagodite Google Chrome gumb v zgornjem desnem kotu brskalnika. Izberite Prenosi da odprete seznam datotek, ki bo vključeval nedavno shranjena sporočila PDF. Nato lahko kliknete enega od tam navedenih Gmailovih PDF-jev, da ga odprete na zavihku brskalnika, kot je prikazano spodaj.
Pretvorite e-pošto v PDF s Total Webmail Converter
Lahko pa shranite Gmailova sporočila v datoteke PDF s Total Webmail Converter. Total Webmail Converter je lastniška programska oprema, ki vam omogoča pretvorbo sporočil Gmaila iz računov POP3 v format PDF. Programska oprema se prodaja po ceni 49,90 USD na spletnem mestu založnika. Tukaj je najdražja možnost in če potrebujete samo osnovno zmožnost pretvorbe e-pošte Gmail v PDF, je Total Webmail Converter verjetno več, kot potrebujete.
Ko vnesete podrobnosti računa poštnega strežnika, programska oprema prikaže e-poštna sporočila Gmaila, ki jih lahko izberete za pretvorbo v prenosno obliko dokumentov. S pritiskom na a PDF gumb odpre okno WebMail Converter, v katerem konfigurirate pretvorbo PDF. Program vam omogoča tudi združitev več e-poštnih sporočil v en PDF, Total Webmail Converter Pro pa pretvori dokumente, priložene sporočilu. Ta videoposnetek v YouTubu prikazuje, kako s programsko opremo pretvorite sporočila Gmaila v datoteke PDF.
Zdaj lahko varnostno kopirate svoja Gmailova e-poštna sporočila s kopijami PDF, in ko to storite, lahko izbrišete več sporočil, da sprostite nekaj prostora za shranjevanje v Gmailu. Za dodatne podrobnosti o nastavitvi in urejanju PDF-jev si oglejte ta priročnik za Tech Junkie.