Upravljanje dokumentov je ena najpomembnejših stvari v SharePointu. V poslu se dokumenti pogosto razvijajo. Lahko se začnejo v OneDrive for Business in končajo na spletnem mestu ekipe organizacije. Dokumenti pogosto spreminjajo lokacije, zato je poznavanje podrobnosti premikanja dokumentov v SharePointu ključnega pomena.
Več načinov za to
Vsi, ki so delali v SharePointu, vedo, da obstaja veliko načinov za izvedbo določene naloge. Selitev dokumentov ni izjema. Ne glede na to, ali boste na koncu uporabili File Explorer ali orodje za selitev, je odvisno od številnih dejavnikov, kot so število premaknjenih dokumentov, pomen hrambe zgodovine različic, metapodatki in drugo.
1. Raziskovalec datotek
Če želite premakniti dokument z File Explorerjem, odprite knjižnico ciljnih in izvornih dokumentov (ni pomembno, ali gre za isto mesto). Izberite Raziskovalec datotek v spustnem meniju. To odpre pogled raziskovalca za vsako od knjižnic. Uporabite povleci in spusti za premikanje elementov med obema pogledoma raziskovalca.
Premaknete lahko tako mape kot datoteke in obdržite vrste vsebine, če imata izvorna in ciljna lokacija definirane vrste vsebine. Ta metoda obdrži tudi metapodatke po meri, če sta izvorna in ciljna lokacija definirani z istimi metapodatki.
Vendar je postopek ročni in je bolj kopija kot premikanje, kar pomeni, da morate po premikanju izbrisati izvorne elemente. Ne ohranja zgodovine različic ali lastnosti, ki so jih ustvarile, ustvarile, spremenile in spremenile.
2. Premakni v/Kopiraj v
Čeprav je uporaben in preprost, Premakni se na in Kopiraj v ukazi so na voljo samo v SharePoint Online. Ta možnost vam omogoča, da premaknete dokumente iz OneDrive for Business ali SharePoint na cilj v SharePoint ali OneDrive. Izberite datoteko in kliknite enega od dveh ukazov. The Premakni se na Možnost premakne vaš dokument z metapodatki in zaščito zgodovine različic v drugo mapo v isti knjižnici, v drugo knjižnico ali na drugo spletno mesto.
Ta metoda je kot nalašč za končne uporabnike, saj je preprosta in enostavna. Omogoča vam kopiranje in premikanje datotek in map. Najboljša stvar je, da ohranja vrste vsebine, zgodovino različic metapodatkov po meri, in lastnosti, ki so jih ustvarile, ustvarile, spremenile in spremenile. The Kopirati to command pa ohrani le najnovejšo različico – glavna pomanjkljivost je očitno dejstvo, da je ta metoda izključno za SharePoint Online.
3. Upravljajte vsebino in strukturo
Če omogočite funkcijo infrastrukture za objavljanje SharePoint Server, boste lahko videli povezavo Upravljanje vsebine in strukture, ko se pomaknete do Uprava spletnega mesta. S to funkcijo lahko premikate/kopirate dokumente. To je eden najboljših trikov, ki vam bo pomagal premikati več dokumentov hkrati, hkrati pa ohraniti zgodovino različic, ki so jih ustvarile, ustvarile, spremenile in spremenile lastnosti. S to metodo se ohranijo tudi vrsta vsebine in metapodatki.
Vendar pa boste morali vklopiti funkcijo objavljanja. Tudi takrat ne boste mogli premakniti več map. Morda je največja pomanjkljivost te metode ta, da morate biti lastnik spletnega mesta, da jo uporabite. Oh, in deluje samo na enem mestu.
4. Organizator vsebine
Preprosto aktivirajte funkcijo Organizatorja vsebine in nato izberite pravila usmerjanja, ki jih želite uporabiti, in shranite dokument, ki ga želite premakniti, v odpadno knjižnico. Ta metoda vam omogoča tudi premikanje dokumentov na katero koli drugo spletno mesto. Konfiguracija traja nekaj časa, vendar morate to storiti samo enkrat. Prav tako ohranja vrste vsebine in metapodatke po meri.
Čeprav ne ohranja zgodovine različic in zahteva skrbnika, ima uporabno funkcijo, ki vam omogoča, da svoj dokument usmerite v mapo.
5. Orodje za selitev SharePoint
Microsoft ve, da je premikanje dokumentov v SharePointu lahko nekoliko težavno. Zato je podjetje pripravilo brezplačno SharePointovo orodje za migracijo. To orodje obravnava vse, od majhnih do obsežnih migracij, ki lahko vključujejo datoteke, mape in celo sezname z vašega SharePointovega mesta. Elementi se premaknejo v OneDrive ali SharePoint.
Najbolj očitna prednost te metode je sposobnost orodja za obvladovanje velikih migracij. Prav tako je zelo prilagodljiv in ohranja zgodovino različic. Vendar pa ni združljiv z različicami SharePoint pred letom 2013. Nasprotno pa so nekateri izdelki za selitev drugih proizvajalcev bistveno bolj prilagodljivi.
6. Izdelki tretjih oseb
Večina kakovostnih izdelkov za selitev dokumentov tretjih oseb ni brezplačnih, vendar se običajno obnesejo fantastično, zlasti pri obsežnih migracijah. Ponavadi so razširljivi in zelo prilagodljivi. Večina teh izdelkov lahko obdrži vse, vključno z vrstami vsebine, metapodatki, vsemi lastnostmi in zgodovino različic.
Po drugi strani pa ta metoda stane. Ko pomislite na dejstvo, da plačujete za orodje, ki vam bo pomagalo pri premikanju dokumentov, se boste začeli spraševati, zakaj SharePoint še nima uporabniku prijazne možnosti. Druga pomanjkljivost je, da izdelki tretjih oseb zahtevajo skrbnika, da jih konfigurira in zažene.
7. Rešitev po meri
Končno lahko kodirate svojo lastno rešitev po meri z različnimi tehnikami, kot je REST API. Končnemu uporabniku ni treba ničesar usmerjati, lahko ga prilagodite, kolikor želite, in lahko poskrbite, da je vse shranjeno v dokumentih. Po drugi strani morate biti sposobni kodirati in porabiti nekaj časa za pisanje in vzdrževanje kode, kar je lahko še posebej težavno v času posodobitev izdelkov.
Izberite svojo metodo
Obstaja še več metod za premikanje dokumentov v SharePointu, vendar bi morale te pokrivati večino vaših potreb. Najprej razmislite, kaj potrebujete, in kmalu boste natančno vedeli, katero metodo uporabiti za vsako.
Katero od teh metod imate raje? Ste uporabili več kot enega? Pogovorite se.