Kako zagnati poročilo o stroških v QuickBooks

Vodenje poročil o stroških je ena od ključnih komponent upravljanja vašega podjetja z uporabo QuickBooks. Omogoča vam pregled nad tem, za kaj porabite svoj denar in ali pravilno upravljate svoje finance. Toda kako natančno vodite poročila o stroških v QuickBooks?

V tem članku vam bomo pokazali različne načine za zagon poročila o stroških v QuickBooks. Razpravljali bomo tudi o nekaterih drugih funkcijah, povezanih s stroški, ki vam bodo pomagale obvladati svoje izdatke.

Kako zaženete poročilo o stroških v QuickBooks?

V QuickBooks vam ni treba ročno zagnati poročil o stroških. Program to samodejno naredi namesto vas v razdelku Poročanje. Ta postopek se izvede s pridobivanjem informacij o stroških, ki ste jih vnesli s programom QuickBooks. Če želite zagotoviti natančna poročila o stroških, ki vam dajejo jasno sliko o izdatkih vašega podjetja, morate svoje izdatke vnesti neposredno v program.

V QuickBooks je veliko vrst poročil. Najbolj splošno je poročilo dobička in izgube, ki prikazuje vse vaše prihodke in izdatke. Če želite zagnati konkretno poročilo o stroških, lahko to storite tako, da zaženete »Poročilo o stroških po dobavitelju«. To storite tako:

1. Pojdite na zavihek »Poročila«.

   

2. V razdelku »Podjetje in finance« izberite želeno poročilo.
3. Izberite »Stroški po podrobnostih prodajalca«.
4. Z desno miškino tipko kliknite poročilo za dostop do njega.

Zdaj imate pregled nad določenimi stroški vašega podjetja. Če želite natisniti poročilo, kliknite možnost »Natisni« in prilagodite svoje lastnosti tiskanja. Ko končate, znova pritisnite "Natisni".

Poročilo lahko shranite tudi kot datoteko PDF. Samo vnesite razdelek »Datoteka« in kliknite »Shrani kot PDF«.

Kako izvajate poročila o stroških prodajalcev na namizju QuickBooks?

Če v računalniku uporabljate QuickBooks, je vodenje poročil o stroških glede na prodajalce nekoliko drugačno. Postopek je naslednji:

1. Prijavite se v namizje QuickBooks.
2. Pritisnite zavihek »Poročila« na vrhu zaslona.

   

3. Izberite »Ponudniki in obveznosti« in nato »Podrobnosti o neplačanih računih«.

To vam bo omogočilo dostop do vseh neplačanih računov, ki pripadajo vašemu podjetju. Vendar vam to ne bo omogočilo, da bi videli veliko poglobljenih informacij o vsakem prodajalcu, s katerim vaše podjetje sodeluje. Če si želite podrobneje ogledati posamezne stroške prodajalcev, naredite naslednje:

1. Na zaslonu neplačanih računov izberite zavihek »Prilagodi poročilo«.
2. Izberite možnost »Filtri«.
3. Nastavite parametre tako, da označujejo račune »Paid Status«.

To bo kategoriziralo vaše stroške in vam omogočilo pregled vsakega računa, ki ga je plačalo vaše podjetje. Če je na zaslonu preveč računov, lahko stroške dodatno kategorizirate z izbiro časovnega obdobja.

Kako prikazati odhodke na letni osnovi

Letni pregled vašega poslovanja pomaga zagotoviti, da vaše podjetje ostane plačilno sposobno. V skladu s tem je pregled stroškov, ki jih ima vaše podjetje vsako leto, sestavni del upravljanja vaših financ s QuickBooks. Tako lahko spremljate svoje stroške na letni ravni:

1. Kliknite meni »Poročila«.
2. Pojdite na »Najdi poročilo po imenu« in izberite »Podrobnosti o transakciji po računu«.
3. Ko gledate svoje poročilo, pritisnite zavihek »Prilagodi«.
4. Pritisnite gumb »Filter« za dostop do več možnosti.
5. V meniju »Vrsta transakcije« pritisnite »Stroški«.
6. Ko greste skozi meni »Račun«, izberite račune, ki jih želite videti v poročilu.
7. Izberite možnost »Zaženi poročilo«.
8. Izberite »Obdobje poročila« in izberite »To proračunsko leto« ali »To koledarsko leto«.
9. Pritisnite možnost »Zaženi poročilo«.

Ko končate, lahko pritisnete »Shrani prilagoditev«, da shranite nastavitve za svoje poročilo. Posledično vam ne bo treba izvajati enakih sprememb vsakič, ko prejmete poročilo.

Če želite znova odpreti prilagojeno poročilo, naredite naslednje:

1. Odprite razdelek »Poročila«.
2. Pritisnite »Poročila po meri«.
3. Izberite prilagojeno poročilo.

Kako prikazati stroške

Če želite, da vaša poročila o stroških prikazujejo znesek denarja, ki ga plačate prodajalcem na mesec, lahko to storite na ta način:

1. Vstopite v meni »Poročila«.
2. Poiščite in izberite »Povzetek stroškov po dobavitelju«.
3. Pritisnite možnost »Prilagodi«.
4. Navedite časovno obdobje za obdobje poročila, odvisno od datumov vaših računov.
5. Pritisnite meni »Stolpci« na zavihku »Stolpci/vrstice«.
6. Izberite »Meseci«.
7. Pritisnite možnost »Zaženi poročilo«.

Če želite shraniti mesečna poročila, morate storiti naslednje:

1. Medtem ko se vaše poročilo izvaja, pritisnite zavihek »Shrani prilagoditev«.
2. Vnesite ime svojega poročila.
3. Izberite, ali želite svoje poročilo deliti z izbranimi uporabniki ali vsemi uporabniki. Če ne izberete nobene od možnosti, bo imel dostop do nje samo ustvarjalec poročila.
4. Pritisnite gumb “OK”.

Ko shranite poročilo, je iskanje precej preprosto. Samo sledite tem dejanjem:

1. Odprite meni »Poročila«.
2. Izberite »Poročila po meri«.
3. Poiščite svoje poročilo po predhodno shranjenem imenu.

Zavarujte svoje stroške

Zdaj, ko veste, kako voditi poročila o stroških v QuickBooks, tako na letni kot na mesečni ravni, bo spremljanje vaših financ veliko lažje. Kadar koli lahko dostopate do svojih poročil in preverite, ali so bili nekateri nepotrebni izdatki, ki škodujejo vašemu podjetju. Če je tako, uporabite QuickBooks, da ugotovite, kateri stroški nimajo mesta v vašem podjetju.